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2019年4月22日 公開

これで克服!知っておきたい「電話のかけ方と受け方」

これで克服!知っておきたい「電話のかけ方と受け方」

電話を怖がっていては、バイトはつとまらない。お仕事における電話の基本マナーをマスターしよう!

電話が鳴ったら、率先して取る!

電話は3回目のコールが鳴り終わるまでに出るのが常識。遅くなってしまったら、電話を取ってすぐ「お待たせいたしました」のひとことを。

電話の取り次ぎ方。

「〇〇さんは、いらっしゃいますか?」と聞かれたら、「少々お待ちください」と答えて保留ボタンをプッシュ。電話の相手を伝えた上で取り次ぐこと。相手が名乗らない場合は「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」と確認を。

名指し人が不在の場合。

職場にいるはずなのに見あたらない場合は「〇〇は、ただいま席を外しております」。出かけている場合は「あいにく〇〇は外出しております」。遅刻や休憩までバカ正直に答える必要はなし。

外線と内線、間違えないで。

オフィス等でバイトする場合、内線と外線がある職場も。外線には「はい、〇〇会社でございます」と会社やお店の名前を、内線には「はい、〇〇課です」と部署名を名乗るのが正解。当然ながら、ビジネスの電話に「もしもし」はNGだ。

デキる新人は、伝言メモでわかる。

伝言メモには、相手の名前、連絡先、用件だけと思っているなら大間違い。情報の行き違いを防ぐため、電話を受けた時間と自分の名前も記入すること。もちろん、見やすい場所に貼るのも忘れずに。

かけるときは、まずは名乗ってから、あいさつを。

電話が繋がったら、まずは会社名と自分の名前をきちんと名乗ること。取引先なら「いつもお世話になっております」、初めての相手なら「お忙しいところ失礼します」など、あいさつも忘れずに。

用件は相手の都合を聞いてから。

相手が急用で時間に追われているときに、タイミング悪く電話をかけてしまうこともあるはず。「今よろしいですか」など、都合をたずねてから用件に入ること。

相手が不在の場合。

電話をかけた相手が不在の場合は(1)後で自分からかけ直す、(2)伝言を頼む、(3)折り返し電話をもらうように頼む、の3パターン。ただし、相手が目上の人なら、自分からかけ直すのがマナーだ。

電話は切るときが一番難しい。

一般的には、電話はかけた側から先に切るのが基本。ただし、相手がお客様や目上の人の場合は、相手が切ってから受話器を置くのがルール。「お忙しいところ、ありがとうございました」など、お礼のひとことをプラスできたら二重丸だ。

まとめ

どんなバイトであっても、電話対応は必ずといっていいほど発生するもの。今回紹介した内容を参考にしながら、電話対応への苦手意識を1日でも早く克服してほしい。

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